TEGV Bilgilendirme Politikası

Mayıs 2017

TEGV Kamuoyu Bilgilendirme Politikası

Amaç:

Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı, Kurumsal Yönetim İlkeleri doğrultusunun yanı sıra “şeffaflık” ve “hesap verebilirlik” ilkeleri doğrultusunda hedef kitlesi çocuklar başta olmak üzere, çocukların aileleri, gönüllüleri, bağışçıları, iş ortakları, eğitim dostları ve tüm diğer paydaşlarını çalışmaları hakkında tüm iletişim mecralarını kullanarak düzenli olarak bilgilendirmeyi esas alır.

Yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen, Vakıf düzenli olarak mali tablolarını uluslararası bir denetim kuruluşuna denetletir ve denetim raporlarını kamuoyu ile paylaşır.

 

Bilgilendirme politikasında amaç:

TEGV olarak kurumsal yapısıyla ön plana çıkan bir sivil toplum kuruluşuyuz; yaptığımız her şeyi en iyi şekilde yapmaya çalışıyoruz.

Kişilere bağlı değiliz ve tüm faaliyetlerimizde sürdürülebilirliğe çok önem veriyoruz. Ayrıca son derece şeffaf ve hesap verebilir davranıyor; yani topladığımız her kuruşun en verimli şekilde kullanılmasını hedefliyoruz.

Tüm kurumsal yayınlarımızda (kurumsal dergi, web sitesi, kurumsal broşürler, Vakıf Tanıtım Sunumu ve filmlerinde) her zaman en güzel ve doğru çocuk, bağışçı, gönüllü, etkinlik noktası sayısı vb. tüm rakamsal bilgilerimizi güncelliyoruz.

Her türlü kampanya, özel yayın sonrasında kamuoyuna basın bültenleri aracılığıyla söz konusu etkinlik /kampanya sonrası topladığımız bağış ve ulaştığımız çocuk sayısını beyan ediyoruz.

Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı kendisine verilen her türlü katkı ve desteği Vakıf Senedi’nde belirtilen “misyon” ve “vizyon” doğrultusunda kullandığını hedef kitleleri ve tüm kamuoyu ile paylaşmayı görev ve sorumluluğunun bir parçası olarak görür.

Her türlü kaynağın doğru kullanıldığı, alınan tüm katkıların yerini bulduğu, verilen desteklerin faaliyetlerini nasıl zenginleştirdiğini paydaşlarıyla ve kamuoyu ile paylaşmak Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı’nın kurumsal değerleri içinde yer alan “Misyon Odaklılığı”nın gereğidir.

Yetki ve sorumluluk:

Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı’nın kamuoyunu aydınlatması ve bilgilendirme politikasında izlenecek yolun belirlenmesi, bu yolun gözetimi ve geliştirilmesi konuları Yönetim Kurulu’nun yetki ve sorumluluğundadır.

 

KAMUOYUNU AYDINLATMADA YÖNTEM VE ARAÇLAR

Vakıf, faaliyetlerini tanıtmak için kamuoyu ile iletişime çok önem veriyor, duygu sömürüsü yapmadan, pozitif mesajlar vermeye özen gösteriyor. TEGV, kamuoyunu aydınlatmak için yıllık faaliyet raporu, kurumsal dergi, web sayfası, basın bültenleri, sosyal medya kanalları, broşürler, tanıtım filmleri, mali tablo ve raporlar ile e-bültenleri yöntem ve araç olarak kullanır.

  • TEGV, her yıl Nisan ayında yapılan Olağan Genel Kurul Toplantısı’ndan iki hafta önce uluslararası denetçi raporlarını da içeren yıllık faaliyet raporunu genel kurul üyelerinin adreslerine postayla ulaştırır ve yıllık faaliyet raporunu İngilizce ve Türkçe olmak üzere web sitesi üzerinden paylaşır.
  • Yılda üç kez “Eğitim Gönüllüleri” kurumsal dergisi yayınlanır. Dergi web sitesi aracılığı ile kamuoyu ile paylaşılır.
  • TEGV, faaliyetlerini resmi internet sitesi üzerinden tüm kamuoyuyla paylaşır. Web sitesinde, TEGV etkinliklerin yanı sıra, vakıf resmi senedi, mali durum raporları, stratejik planlar, araştırmalar, yıllık faaliyet raporları, kurumsal dergi içerikleri, Küresel İlkeler Sözleşmesi Yıllık İlerleme Bildirimleri, güncel istatistikler (bağışçı, gönüllü, çocuk sayısı vb.) yer alır.
  • Vakıf haberleri ve vakıf ile ilgili son gelişmeler iki ayda bir kez “TEGV’den Güzel Haberler “adı altında e-posta gönderisiyle kamuoyuna, paydaşlara ve gönüllülere iletilir.
  • TEGV bilgilendirme ve paylaşım amacıyla sosyal medya kanallarını kullanır.

Facebook: https://www.facebook.com/TurkiyeEgitimGonulluleriVakfi

Twitter: https://twitter.com/TEGV

Instagram: https://www.instagram.com/TEGV

Linkedin: https://www.linkedin.com/company/turkiye-egitim-gonulluleri-vakfi

Youtube: https://www.youtube.com/user/tegv

Sadece yukarıda belirtilen sosyal medya kanalları kurumsal olarak TEGV’e aittir. Bu sayfaların yönetimi kurumsal olarak TEGV’e aittir ve ajans desteğiyle yürütülür.

  • TEGV ile kurulan yazılı iletişim, kayıt altına alınır; ilgili birime ve/veya kuruma yönlendirilir ve cevaplandırılır.
  • TEGV, tüm gönüllülerinin ve çocuklarının kişisel bilgilerini kayıt altına alır.
  • Vakfımıza kaydolan tüm çocukların ailelerine ve gönüllülerimize bu konuda bilgilendirme yapılır ve kendilerinden gerekli muvafakatnameler alınır.
  • Tüm görsel medya araçlarında kullanılan; çocuk, gönüllü fotoğraf ve videolar için, çocuklarımızın velilerinden ve gönüllülerimizden izin yazısı alınır.
  • tegv@tegv.org e-posta adresi üzerinden gelen soru veya bilgiler Kurumsal İletişim Bölümü tarafından gerekli birimlerle paylaşılır ve yazılı olarak kişilere geri dönüş yapılır.
  • TEGV’e bağış yapan kişiler, bağışları vakfa ulaştığında maili olanlara bağışı geldiğine dair e-posta, 10 TL ve üzeri bağış yapanlar ve adresi olanlara posta ile basılı bağış makbuzu gönderilir.
  • Bağışçı isimleri, “saydamlık” ilkesi gereğince – bağışçılar tarafından aksi talep edilmediği sürece – çeşitli iletişim araçları vasıtasıyla kamuoyuna durulur.
  • TEGV, bağışçılarıyla ilgili bilgileri üçüncü kişi ve kurumlarla paylaşmaz.
  • Adli makamlarca TEGV’den bağışçılarıyla ilgili resmi olarak talep edilen bilgiler, kanunlar çerçevesinde bildirilir.
  • Vakıf, miras bağışçılarının bayram yılbaşı vb. özel günlerde telefonlara arayarak kutlar, yıllık faaliyet raporunu adreslerine gönderir.
  • TEGV, sponsorlarını işbirlikleri bazında ölçme değerlendirme, ara ve yıllık raporlar göndererek düzenli olarak bilgilendirir ve etkinliklerine davet eder.
  • TEGV, Adım Adım koşucularına koşu öncesi ve sonrası belli aralıklarla isme özel e-postalar görerek bilgilendirme ve hatırlatma yapar. Koşuculara özel yılda 2 kez özel etkinlik düzenler.
  • TEGV, yerel maratonlarda koşan koşucu ve bağışçılarına dijital sertifika gönderir.
  • TEGV, belli bir miktarın üzerinde bağışta bulunan bağışçılarına Genel Müdür imzalı teşekkür belgesi ve çerçeveli çocuk resmi gönderir.
  • TEGV, belli bir miktarın üzerinde bağışta bulunan bağışçılarına üç ayda bir yayınladığı kurumsal dergisinden gönderir.
  • Vakıf, tüm sponsor ve paydaşlarına yıllık faaliyet raporunu posta ile gönderir.
  • TEGV, GSM bağışçılarına kuruluş günü olan 23 Ocak’ta kutlama mesajı gönderir ve bağış çağrısı yapar. Tüm GSM bağışçılarına teşekkür mesajı gönderir.
  • TEGV nikâh ürünlerinden alan bağışçılarına ürün ile birlikte teşekkür kartı gönderir.
  • Vakıf, Kaynak Bölümü’ne hafta içi gelen bağış e-postalarına maksimum 24 saat içinde cevap verir.
  • TEGV’in tüm profesyonel çalışanları ve yönetim kurulu üyeleri yıllık faaliyetleri değerlendirmek üzere toplanır. Bu toplantılarda TEGV’in çalışmaları, geleceğe dair planları tartışılır.

Basın yayın organlarında çıkan haberler karşısında izlenecek uygulama:

Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı, Halkla İlişkiler Ajansı desteğiyle ve yıllık iletişim planı çerçevesinde basın ve yayın organlarında nasıl yer alacağını belirler ve medya kuruluşunun hizmet alanını dikkate alarak medyada yer alma planı yapar, çalışanlarını ve paydaşlarını bilgilendirir ve uygular.

Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı tarafsızdır. Yalnızca eğitime taraftır. Politik olarak taraf olduğu âşikar olan medya kuruluşlarında yer almamaya özen gösterir.

Vakıf, hedef kitlesi çocukların eğitim desteği aldığı mekânlarına medyanın izin almadan girmesine fırsat vermez. Kendisine emanet edilen çocukların her türlü hakkını korur, ailelerinin izni olmadan çocukların medyada yer almasını engeller.

Vakıf, destek aldığı Medya Takip Ajansı aracılığıyla ulusal ve yerel medyada yer alan her türlü basılı, görsel ve dijital haberin takibini gerçekleştirir ve medyada yer alan tüm haberler çalışanlarla paylaşılır.

Asılsız haber ve dedikodular:

Türkiye Eğitim Gönüllüleri Vakfı tarafsızdır, genel olarak eğitim ve özel olarak faaliyet alanı dışında kalan hiçbir konuda görüş belirtmez. Vakıf, kurumsal itibarını ve “TEGV markası”nın değerini korur ve yan yana geleceği her türlü marka, kişi ve kurumu özenle seçer. Medyada iradesi ve kontrolü dışında yer aldığı asılsız ve mesnetsiz haber-yorumlar karşısında, yer almanın içeriğine bağlı olarak ilgili medya kişi ve kurumları ile iletişime geçer ve yayının düzeltilmesi konusunda girişimde bulunur.

Kurumsal hesaplar dışında paylaşılan yazılardan Vakıf sorumlu değildir.

Vakıf, kurumsal dergi, tanıtım broşürleri ya da medya haberlerinde kullanılan görselleri sadece yapılan faaliyetleri kamuoyuna duyurmak amacıyla kullanır.

Medyada yer almanın içeriğine bağlı olarak kurumsal itibarının zarar görmesi ve kamuoyunu yanlış yönlendirme-bilgilendirme ve algı oluşturma söz konusu ise, yasal yollara başvurur.

Vakıf, kriz yönetimi ile ilgili hem gönüllü, hem bağışçı hem de çocuklara yönelik oluşabilecek farklı vakalar için kurum içi gerekli önlemlerin alınarak bunun ilgili birimlerce takibini ve iç iletişimini yönergeler ile sağlar.